e-Signatures
La signature de documents s’effectue toujours dans un contexte spécifique et doit-être intégrée aux processus commerciaux pertinents. Voici l’ordre des étapes essentielles :
ANALYSE DU POTENTIEL ET DES BESOINS
Cette étape sert à évaluer le potentiel d’introduction des signatures électroniques et à déterminer les paramètres de base et les conditions d’implémentation.
IDENTIFICATION DES SCÉNARIOS DE SIGNATURE
Quelles sont les parties impliquées dans la signature de documents individuels et quels documents sont concernés ? Où et comment les documents à signer sont-ils créés ? Où doivent-ils être distribués après avoir été signés et où doivent-ils être stockés ?
CLARIFIER LES EXIGENCES LÉGALES
Si une signature électronique est autorisée, quel sera le niveau qualification requis ? L’expérience a montré que certaines entreprises ont tendance à fixer leurs exigences au maximum, c’est-à-dire notamment à exiger toutes les signatures à un niveau qualifié. De simples signatures sont souvent suffisantes si l’authenticité peut être suffisamment prouvée par d’autres mesures techniques. Cela permet d’éviter les efforts et les dépenses liés aux signatures qualifiées.
ÉVALUATION DES IMPACTS ET DES RISQUES
Selon le scénario et les circonstances, l’introduction de la signature électronique a un effet plus ou moins important sur les processus et le paysage informatique d’une entreprise. En procédant à cette évaluation, les responsables pourrons prendre en compte les risques possibles, identifier et clarifier explicitement quelles personnes doivent être impliquées dans le projet et comment.
DÉTERMINATION DES EXIGENCES D’INTÉGRATION
C’est à cette étape que l’on détermine quels systèmes informatiques sont concernés. Les fabricants adoptent des approches différentes en matière d’intégration. Certains produits sont proposés sous forme de logiciel en tant que service (SaaS), ce qui permet la signature multilatérale avec des signataires externes. D’autres n’ont pas de composant de flux de travail, mais offrent une interface (API) avec laquelle les fonctions de signature peuvent être adressées.
DÉFINITION DE L’ARCHITECTURE CIBLE
Pour déterminer l’architecture cible, les architectes peuvent utiliser une architecture de référence appropriée pour le scénario de signature comme plan directeur. Comme une sorte de liste de contrôle, elle peut aider à examiner de manière ciblée tous les composants importants et à en déduire une instance concrète pour l’architecture cible.
VALIDER LA VIABILITÉ ÉCONOMIQUE
C’est ici que les concepteurs estiment les coûts, les avantages et le temps de mise en œuvre. Cette estimation ne doit pas se limiter à des variables mesurables, mais peut également inclure des aspects tels que l’impact externe et la perception des clients. Même si elle entraîne des coûts supplémentaires au départ, il est possible que la commodité accrue des signatures électroniques améliore l’acquisition et la fidélisation des clients à moyen et long terme.